REAL DECRETO DE REGISTRO DE LA JORNADA: LO QUE LAS EMPRESAS DEBEN SABER Y POR QUÉ CONVIENE PREPARASE YA

El control horario vuelve al primer plano del Derecho laboral español. El Ministerio de Trabajo ha impulsado un Real Decreto que desarrolla el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, con el objetivo de crear un sistema de registro digital, objetivo y fiable. Aunque la norma aún es un borrador, todo indica que será aprobada en los próximos meses y que supondrá un cambio importante en la gestión del tiempo de trabajo dentro de las empresas.

Si algo queda claro tras la lectura del texto, es que el registro de jornada dejará de ser un simple trámite y pasará a convertirse en una obligación con fuerte capacidad de control y auditoría, tanto para la Inspección de Trabajo como para los propios trabajadores.

¿Por qué se aprueba esta reforma?

Durante los últimos años se ha comprobado que, en muchos sectores, el registro de jornada no es efectivo, continúan existiendo horarios mal contabilizados y ampliaciones de la jornada laboral encubiertas. Esto afecta tanto a las personas trabajadores, que ven vulnerados sus límites de jornada y descansos y a las empresas, que quedan expuestas a sanciones y a reclamaciones por horas no registradas correctamente.

El nuevo Real Decreto busca evitar estas situaciones mediante un sistema de registro preciso y digitalizado. Además, enlaza con compromisos con la Unión Europea y con medidas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Claves de la nueva obligación para las empresas

Aunque cada empresa podrá elegir el método tecnológico que prefiera, el sistema deberá cumplir unos requisitos muy claros:

Registro obligatorio por medios digitales.

El fichaje en papel o a través de hojas Excel deja de ser válido, el registro debe ser:

Trazable, es decir que deje rastro
Inalterable, que no se pueda modificar
Y accesible de inmediato

2. Contenido mínimo ampliado.

Ya no basta con registrar hora de entrada y salida. El sistema deberá reflejar:

Inicio y fin de la jornada
Pausas y descansos
Tiempo presencial y tiempo en teletrabajo
Horas extraordinarias y su destino (pago o descanso)
Tiempos de espera o disponibilidad
Interrupciones por derecho a la desconexión digital
Modificaciones, autoría y motivo de cada cambio

3. Acceso inmediato de trabajadores, representantes e Inspección.

Los trabajadores podrán consultar y descartar su registro en cualquier momento, y la Inspección de Trabajo accederá a los datos incluso de forma remota. Esto implica que las empresas deberán mantener los registros ordenados, accesibles y actualizados.

4. Conservación durante cuatro años

La empresa deberá guardar todos los datos del fichaje durante cuatro años, con protección de datos estricta.

5. Protocolo interno obligatorio

La norma obliga a las empresas a elaborar un protocolo escrito y que deberá consultase con la representación legal de los trabajadores, que explique:

Cómo se registra la jornada
Qué datos se guardan
Cómo se gestionan las modificaciones
Qué ocurre cuando el sistema falla
Cómo se evaluará periódicamente el registro

¿Qué ocurre con el teletrabajo y subcontratas?

El teletrabajo, el registro debe ser igual de preciso que en la oficina.
En actividades subcontratadas realizadas en el centro de otra empresa, la subcontrata sigue siendo responsable de que su plantilla pueda fichar.
En el caso de trabajadores cedidos por ETT, la obligación recae en la empresa usuaria.

Impacto real para las empresas: más allá de instalar un software

La implantación de un control horario digital no será la parte más compleja. Lo verdaderamente importante será gestionar el cambio interno:

Formación y responsabilidad de la plantilla

La obligación de fichar varias veces al día hará necesario concienciar a empleados y mandos intermedios. El incumplimiento o el olvido ya no será un simple error: podrá generar sanciones y conflictos probatorios.

2. Revisión de políticas de teletrabajo y desconexión

Las empresas deberán adaptar sus políticas internas para coordinar horarios, pausas y disponibilidad en remoto. El registro del teletrabajo dejará de basarse en la confianza y deberá estar respaldado por datos.

3. Protección de datos y ciberseguridad

Tratar datos horarios, geolocalización o modalidades de trabajo exige medidas estrictas. El acceso debe estar limitado, auditado y protegido.

4. Auditorías internas periódicas

El protocolo que exige el Real Decreto obliga a revisar el sistema y corregir irregularidades. Esto convierte el control horario en un proceso vivo, no en un trámite.

Ventajas de la posible modificación

Bien gestionado, el registro digital no solo evita incumplimientos, también es una herramienta de orden interno que permite:

Control real de horas extra y costes laborales
Evitar reclamaciones por exceso de jornada
Mejorar organización del teletrabajo
Reducción de conflictos con la plantilla
Demostración del cumplimiento en caso de auditorías

¿Qué pasa si la empresa no se adapta?

La Inspección de Trabajo tendrá más herramientas para actuar en caso de incumplimiento, ya que podrá:

Revistar registro en remoto
Identificar modificaciones sospechosas
Comprobar si se han ocultado horas extra
Exigir el protocolo y su evaluación periódica

Además de las sanciones económicas, un mal registro puede tener consecuencias probatorias en conflictos laborales y reclamaciones de horas.